La sous-série rassemble les documents relatifs à la conférence préparatoire de Rome (24-26 janvier 1961). Elle s’organise en quatre dossiers. Les trois premiers correspondent à la conférence à proprement parler : préparation et déroulement; organisation logistique et correspondance.
Le dernier dossier renvoie à la réunion du 25 janvier 1961 du Bureau de la conférence préparatoire (invitation à la réunion et notes manuscrites).
La série se compose principalement de lettres, documents «autres» (acte final, règlement, notes manuscrites, organigramme fonctionnel, plan), documentations, listes, notes, procès-verbaux, mais aussi correspondances (question et réponse), discours, programme et projet d’ordre du jour.
Les correspondances sont classées par ordre thématique s’il y a lieu et chronologiquement.
La conférence et la réunion de son Bureau se sont toutes deux déroulées à Rome.

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Les originaux ont été transférés aux Archives historiques de l’Union européenne à Florence en décembre 2010