La sous-série regroupe les documents produits ou reçus par l’APE dans le cadre de ses réunions préparatoires à la conférence de Rome.
Elle s’organise autour de trois grands ensembles :
- un dossier assez général regroupant un corpus de documents internes à l’APE préparant la conférence de Rome et couvrant la période allant de mai à octobre 1960;
- un dossier plus précis quant aux organes producteurs, relatif à une entrevue à Bruxelles entre le Président de l’APE et le Président du Conseil de la CEE dans le cadre de l’entrevue du 19 octobre 1960 entre le Président de l’APE et le Président du Conseil;
- les cinq réunions de la délégation de l’APE préparant la conférence de Rome :
La délégation s’est réunie trois fois à Strasbourg, une fois à Bruxelles et une fois au Luxembourg. Il est à noter que le dossier concernant la réunion du 3 décembre 1960 correspond à la réunion d’un groupe de travail de la délégation de l’APE, constitué le 17 octobre 1960 à Strasbourg. Il est inséré dans ce dernier ensemble, afin de respecter la chronologie et du fait qu’il dépende de la délégation.
La sous-série se compose surtout de notes, lettres, documentations et projets d’ordre du jour, mais aussi de correspondances (question + réponse), feuilles de présidence, aide-mémoire, communiqué, contribution, liste, rapport et résolution. Le classement des dossiers est à la fois chronologique et dépendant des organes producteurs, en allant du général au particulier.

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Les originaux ont été transférés aux Archives historiques de l’Union européenne à Florence en décembre 2010