Le plan de classement est issu d’un plan standardisé pour l’ensemble des cabinets des présidents de la Commission qui a ensuite été adapté à la réalité des archives présentes dans chaque sous-fonds. Ce plan de classement représente la façon de travailler du cabinet. Il est structuré en quatre grandes séries : le fonctionnement du cabinet, les activités du président, les activités annexes et les relations interinstitutionnelles et extérieures.

La série sur les activités du président regroupe les dossiers relatifs aux activités inhérentes à la fonction de président tel que les visites officielles, les participations aux grands sommets internationaux, la collaboration avec les autres institutions européennes ainsi que le suivi des travaux concernant les différentes politiques communautaires. Les activités annexes, elles, regroupent les dossiers relatifs aux activités ne rentrant pas directement dans la fonction de président. On y trouve notamment les visites et participations à des événements locaux ainsi que tous ce qui concerne la communication comme les discours et les interviews. Par conséquent des dossiers relatifs à des visites se trouvent selon leur importance dans la deuxième ou la troisième série. Il a également été décidé de séparer les dossiers concernant les relations interinstitutionnelles selon qu’ils portent directement sur un travail collaboratif entre la Commission et l’institution (dans la série activités du président) ou qu’ils concernent plutôt les relations entre les institutions (dans relations interinstitutionnelles).

Au sein des séries et sous-séries les dossiers d’archives peuvent être classés selon trois méthodes : du général au particulier, chronologiquement ou alphabétiquement. Les archives des trois cabinets Ortoli étant parfois mélangés au sein des dossiers, il a été décidé que les dossiers seraient classés dans l’un ou l’autre sous-fonds selon sa date extrême la plus récente. Dès lors, un dossier commençant en 1974 sous la Commission Ortoli, mais terminant en 1982 sous la Commission Thorn sera classé dans le sous-fonds du cabinet Ortoli sous la Commission Thorn.

Les archives produites par les cabinets Ortoli ont été transférées en quatre versements en 1984, 1985 et 1986 au Service des archives historique de la Commission européenne. En 2018, des archives produites par le cabinet Ortoli sous la Commission Ortoli ont été identifiées au sein du versement BAC 39/1986 attribué au cabinet du président Jenkins. Il s’agit de 31 dossiers (BAC 39/1986 969-999). Un dossier produit par le cabinet Ortoli sous la Commission Thorn a également été trouvé en 2019 dans le versement BAC 193/2001 (dossier 58) attribué aux cabinets du président Delors. En 2023, des archives produites par les cabinets de F.-X. Ortoli ont été découvertes au sein du versement BAC 143/1988 issus des cabinets Delors. Ces archives, ont été intégrées dans les sous-fonds des cabinets correspondants.

Entre le versement des archives des cabinets Ortoli au Service des archives historiques et leur traitement définitif en 2021, une partie des dossiers a été traitée une première fois pour permettre leur ouverture à la recherche. Ces dossiers ont été paginés. Toutefois, lors du traitement de 2021, dans certains cas, les dossiers ont été réagencés. Par conséquent, la pagination n’est plus à jour et doit être ignorée. En 2021, l’intégralité des archives des cabinets Ortoli ont été décrites et réparties au sein de trois sous-fonds correspondants chacun à un mandat. Les archives ont été numérisées par le Service des archives historiques de la Commission avant d’être transférées aux Archives historiques de l’Union européenne, à Florence (Italie), pour conservation permanente.

Les documents présents dans ce sous-fonds portent sur les activités du cabinet du président François-Xavier Ortoli entre le 6 janvier 1973 et le 5 janvier 1977. Ce sous-fonds permet d’étudier les activités du président et de son cabinet ainsi que leurs relations et échanges avec d’autres acteurs internes ou externes à la Commission. Il témoigne aussi du fonctionnement général de l’institution et d’un cabinet et offre un bel aperçu de l’emploi du temps particulièrement chargé d’un président. Il met également en lumière les préoccupations d’une époque en présentant les grands dossiers traités par les membres du collège. Les dossiers sont essentiellement composés de notes, de rapports, de comptes rendus, de procès-verbaux, de correspondance, d’articles de presse, de discours et d’aide-mémoires. La série de dossiers regroupant la correspondance du cabinet renseigne sur les relations avec des acteurs internes ou externes à la Commission durant l’entièreté du mandat présidentiel et couvre des sujets variés. Les dossiers sur les activités du président portent sur divers aspects de sa fonction. Ceux relatifs aux réunions donnent un aperçu chronologiquement complet de l’évolution de l’ensemble des travaux menés par la Commission. Ils mettent également en évidence le rôle de coordinateur qui incombe au président du collège ainsi que de l’importance du travail en collégialité. Les dossiers relatifs aux visites rendent compte de la diversité des acteurs avec lesquels le président F.-X. Ortoli est en relations ainsi que des sujets abordés avec ceux-ci. Ils documentent aussi bien les visites officielles dans des États que des événements plus locaux tels que des colloques ou des conférences. Différentes politiques communautaires sont également documentées dans ce sous-fonds au travers de dossiers de travail. Cependant, ceux-ci sont lacunaires bien que diversifiés dans les thématiques abordées. L’économie et les affaires financières sont les sujets les plus documentés, reflétant les préoccupations de l’époque. L’UEM est notamment évoquées ainsi que la BEI. Plusieurs dossiers traitent également de l’énergie et notamment de la politique communautaire en matière d’hydrocarbures ou des relations avec les pays exportateurs de pétrole dans un contexte de crise énergétique. Une autre série de dossiers porte sur les relations et le suivi des travaux des autres institutions européennes. Ils permettent notamment de rendre compte du fonctionnement institutionnel. Deux dossiers concernent les réflexions sur la mise en place d’une Union européenne et le rapport Tindemans, prémices de l’Acte unique européen. Plusieurs dossiers portent sur les sommets puis Conseils européens, dont celui de Paris en 1974 ainsi que sur les sessions du Conseil des Communautés européennes. Deux dossiers concernant les sommets du G6 fournissent de précieuses informations sur la situation et les préoccupations économiques au niveau mondial. Plusieurs dossiers témoignent des relations entre le cabinet Ortoli et les médias, notamment une collection d’interviews données par F.-X. Ortoli, et rendent ainsi compte du rôle de représentant du président. Enfin, quelques dossiers traitent des relations extérieures avec les pays tiers. L’Espagne et les États-Unis sont les principaux pays documentés.

Lors du traitement des archives ayant été identifiées comme provenant des cabinets Ortoli, les documents ont été répartis selon les différents mandats exercés. Dès lors, les archives produites par les autres cabinets Ortoli sous les commissions Jenkins et Thorn ont été intégrées dans les sous-fonds correspondants (instruments de recherche INV 8/2021 et INV 9/2021). Des tables de concordance par versement et par sous-fonds permettent de faire le lien entre l’ancienne numérotation (référence en BAC) et la nouvelle (référence en INV).

Ont été détruits, en accord avec la Liste Commune de Conservation de la Commission européenne ou parce qu’il s’agissait de doublons, les dossiers suivants : BAC 36/1984 143, 144, 145, 146, 147, 148, 149, 150, 152 ; BAC 39/1985 7, 8, 72, 73, 74 ; BAC 94/1986 3.

Des éliminations ont également été réalisées au sein des dossiers. En effet, les documents de type SEC, COM, SG, etc., constituant des collections complètes et séparées, ont été éliminés quand ils ne faisaient pas l’objet d’un travail spécifique de la part du cabinet. Les dossiers suivants étaient manquants lors de la description des archives : BAC 36/1984 24, 26 ; BAC 81/1984 92, 100, 101.

Les archives de la Commission européenne sont organisées en groupes de fonds, fonds et sous-fonds, chacun possédant un code de référence sous forme d’acronymes. Ces acronymes sont mentionnés dans la section Identification : Original Reference Code des niveaux de description correspondants. Pour ce sous-fonds, CEUE_ORTO-ORTO identifie le groupe de fonds de la Commission européenne à partir de 1967, « CEUE », dont fait partie le fonds du collège Ortoli, « ORTO », dont fait à son tour partie le sous-fonds du cabinet Ortoli, « ORTO ». Ce code est suivi de la référence à l’instrument de recherche ici INV 10/2021 (publié). Les cotes des dossiers sont basées sur l'instrument de recherche. Par conséquent, la cote complète se compose d’abord de la référence de l’instrument de recherche (INV XX/YYYY) suivi du numéro de dossier. Cette cote est présente également dans la section Identification : Original Reference Code. Parallèlement, les AHUE, par soucis de cohérence et de facilité, utilisent une cotation simplifiée propre aux AHUE présente dans la section Identification HAEU Reference Code.

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