Les réunions servent à coordonner le travail du collège. La réunion est convoquée par le président du collège, qui en assure la présidence. Le projet d’ordre du jour est établi sous son autorité par le secrétariat général, mais tous les membres peuvent y demander l’inscription d’un point. Le projet d’ordre du jour est diffusé en amont de la réunion hebdomadaire. Le secrétaire général et le secrétaire général adjoint de la Commission assistent aux séances, sauf décision contraire de la Commission. Au début de chaque réunion le secrétariat général rend compte point par point des travaux de la réunion hebdomadaire des chefs de cabinet. Les délibérations de la Commission sont réputées acquises lorsqu’elles ont recueilli la majorité des voix. La Commission peut aussi se réunir autant de fois que nécessaire au cours de réunions spéciales pour traiter d’un sujet particulier.
Les archives des réunions de la Commission ont été versées au service des archives historiques en une multitude de versements répartis sur plusieurs décennies. Ces versements peuvent contenir d’autres archives que celles des réunions.
Les réunions du collège ont fait l’objet d’un premier traitement et d’une numérisation visant à créer une collection ordonnée et accessible. Cependant, les documents étant répartis à travers de nombreux versements et dossiers, cette collection est composée notamment de photocopie et non des originaux.
Le travail de traitement lancé en 2023 vise à recréer une collection avec les originaux afin d’améliorer le précédent traitement.
Les archives documentent chacune des réunions du collège donnant une vue exhaustive sur l’ensemble des travaux de la Commission. Cette série ne reprend toutefois que les documents officiels de chaque réunion (PV, ordre du jour, annexes) et pas le travail fait autour par les membres du collège ou les services de la Commission.

Un tri a été effectué dans le dossier tant sur la typologie que sur le contenu :
- Si le procès-verbal signé d’une version linguistique est présent dans le dossier, la version non signée de cette même version linguistique sera éliminée.
- Les doublons ou photocopies de documents originaux présents dans le dossier sont éliminés. Si l’original d’un document n’est pas retrouvé, la photocopie, quand elle existe, est conservée.
Tous les documents cotés appartenant à des collections déjà existantes au sein des archives historiques (SEC, COM, S, G, C, SI ou SP) et dont la cote est mentionnée dans les documents de la réunion ont été éliminés.

Chaque réunion fait l’objet d’un dossier. Elles sont classées par numéro de réunion et regroupées dans des sous-séries par année. Dans la très grande majorité des cas, l’ordre des numéros de réunion correspond à une suite chronologique mais il existe des exceptions. Il arrive aussi que des documents liés à une réunion soit produit parfois jusque plus d’un an après la réunion. C’est le cas pour certaines traductions. Ces documents sont classés avec la réunion qu’ils concernent indépendamment de leur date.
Si les réunions se sont déroulées en deux parties (une ouverte et une restreinte), le dossier est divisé en deux volumes correspondants à chacune des parties. Le même processus est appliqué s'il existe des parties supplémentaires.
Au sein de chaque dossier, les documents sont classés selon l’ordre suivant : Ordre du jour, projet d’ordre du jour, liste de questions susceptible de figurer à l’ordre du jour des prochaines réunions, PV, éventuelles annexes, procédures écrites, annexes aux procédures écrites et réponses aux questions écrites citées sur la première page du PV.
Ensuite se trouvent les projets de PV et les autres documents liés à la réunion (triées par date décroissante). S’il existe des corrigenda ou addenda à une typologie, il est classé après celle-ci selon la version linguistique concernée.
Si un document existe en plusieurs versions linguistiques, l’ordre des documents se fait selon l’ordre suivant : français, anglais, allemand, italien, néerlandais.

Dutch, English, French, German, Italian

Electronic File, Textual

Les documents sont principalement en français, en anglais, en allemand et en italien.